Datenschutz­erklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

NeoPrax GmbH (in Gründung)
Lange Straße 75
76530 Baden-Baden
Deutschland

E-Mail: kontakt@neoprax.ai
Vertreten durch die Geschäftsführung: Julia Lauermann

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Julia Lauermann
NeoPrax GmbH (in Gründung)
E-Mail: datenschutz@neoprax.ai

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder auf Grundlage eines anderen gesetzlichen Erlaubnistatbestands.

Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung ergeben sich insbesondere aus:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen).

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 DSGVO und der jeweils einschlägigen weiteren gesetzlichen Voraussetzungen.

Datenlöschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung kann erfolgen, wenn dies durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung, vorgesehen ist.

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst das System automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Endgeräts. Hierzu können insbesondere gehören:

• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem,
• Internet-Service-Provider des Nutzers,
• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Referrer-URL,
• aufgerufene Seiten und Dateien,
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Darstellung, der Stabilität und der Sicherheit unserer Website.

Hosting

Unsere Website wird bei folgendem externen Dienstleister gehostet:

STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin

Mit dem Anbieter besteht, soweit erforderlich, ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die Website wird nach dem gegenwärtigen technischen Stand auf Servern in Deutschland bereitgestellt.

Auf unserer Website steht unter „Beratung vereinbaren“ ein Formular für die elektronische Kontaktaufnahme zur Verfügung. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert.

Je nach Ihren Angaben können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,
• Praxis oder Einrichtung,
• Funktion oder berufliche Position,
• Organisationsform,
• Fachrichtung oder Abteilung,
• eingesetztes Praxisverwaltungssystem,
• Anzahl der Behandler,
• Art der Abrechnung,
• ausgewählte Themen und Interessen,
• bevorzugter Kontaktweg und bevorzugte Gesprächszeit,
• E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer,
• freiwilliger Nachrichtentext,
• Zeitpunkt der Übermittlung,
• technische Angaben zur Spam- und Missbrauchsabwehr.

Zweck der Verarbeitung ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Vorbereitung eines Beratungsgesprächs und die anschließende Kommunikation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten und Geschäftspartnern.

Übermittlung und E-Mail-Versand

Die Angaben werden über eine verschlüsselte Verbindung an unseren Server übertragen und anschließend über ein bei STRATO betriebenes E-Mail-Postfach an die für die Bearbeitung zuständigen Personen übermittelt.

Spam- und Missbrauchsschutz

Das Formular verwendet einen selbst betriebenen Schutz gegen automatisierte Eingaben und übermäßig häufige Anfragen. Hierzu können ein nicht sichtbares Formularfeld, die für das Ausfüllen benötigte Zeit und die IP-Adresse des zugreifenden Systems verarbeitet werden.

Für die Begrenzung der Anzahl von Formularanfragen wird aus der IP-Adresse ein pseudonymisierter Hashwert gebildet. Für den technisch eingestellten Begrenzungszeitraum werden Zeitstempel in einer temporären Serverdatei gespeichert. Der aktuelle Zeitraum beträgt regelmäßig 15 Minuten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz des Formulars und unserer Systeme vor Spam, automatisierten Angriffen und missbräuchlicher Nutzung.

Keine Übermittlung von Patientendaten

Das Beratungsformular ist nicht für die Übermittlung von Patientendaten, Behandlungsinformationen oder anderen besonderen Kategorien personenbezogener Daten bestimmt. Bitte übermitteln Sie insbesondere keine Diagnosen, medizinischen Dokumentationen oder konkreten Abrechnungsdaten identifizierbarer Personen.

Speicherdauer

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Verjährungsfristen oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Alternativ können Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren. In diesem Fall werden die von Ihnen mitgeteilten Daten und der Inhalt Ihrer Anfrage auf denselben Rechtsgrundlagen verarbeitet.

Wir nutzen die Google Search Console, einen Dienst der Google Ireland Limited, um die Auffindbarkeit unserer Website in der Google-Suche zu beobachten, Indexierungsfehler zu erkennen und technische Optimierungsmöglichkeiten auszuwerten.

Die Inhaberschaft der Website wird über eine statische Bestätigungsangabe im Quelltext nachgewiesen. Diese Bestätigungsangabe setzt beim Aufruf unserer Website keine Cookies und lädt keine Analysebibliothek von Google.

Die in der Search Console bereitgestellten Berichte beruhen auf Daten, die Google im Rahmen seiner Suchdienste verarbeitet. Wir erhalten daraus insbesondere aggregierte Informationen zu Suchanfragen, Impressionen, Klicks, Indexierung und technischen Fehlern.

Die Nutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der technischen Überwachung und Verbesserung der Sichtbarkeit unserer Website in Suchmaschinen.

Instagram und LinkedIn

Unsere Website enthält einfache Links zu unseren Profilen auf Instagram und LinkedIn. Beim bloßen Aufruf unserer Website wird aufgrund dieser Links noch keine Verbindung zu den Plattformen hergestellt.

Erst wenn Sie einen entsprechenden Link anklicken, verlassen Sie unsere Website und es wird eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter aufgebaut. Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse, der Zeitpunkt des Aufrufs, Geräte- und Browserinformationen sowie die Herkunftsseite übermittelt werden.

Instagram wird von Meta Platforms Ireland Limited angeboten. LinkedIn wird von LinkedIn Ireland Unlimited Company angeboten. Für die anschließende Verarbeitung auf den Plattformen ist grundsätzlich der jeweilige Plattformbetreiber verantwortlich.

Es gelten die Datenschutzhinweise und Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters. Dabei kann eine Verarbeitung von Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden.

Lokale Schriftarten und keine eingebetteten Medien

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden lokal vom eigenen Webserver geladen. Beim Laden der Schriftarten wird keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Schriftanbieter hergestellt.

Nach dem gegenwärtigen technischen Stand werden keine externen Videos, Karten, Social-Media-Beiträge oder vergleichbare Inhalte unmittelbar in die Website eingebettet.

Nach dem gegenwärtigen technischen Stand verwendet diese öffentlich zugängliche Website keine Analyse-, Marketing- oder Profiling-Cookies.

Insbesondere werden derzeit nicht eingesetzt:

• Google Analytics,
• Google Tag Manager,
• Meta Pixel,
• LinkedIn Insight Tag,
• Facebook- oder Instagram-Plugins und eingebettete Beiträge.

Ein Tracking durch diese Dienste findet daher beim Besuch der Website nicht statt. Die einfachen Links zu Instagram und LinkedIn werden erst aktiv, wenn Sie diese anklicken.

Im geschützten Produktbereich können technisch notwendige Cookies für Authentifizierung und Sitzungsverwaltung eingesetzt werden. Diese dienen nicht der Analyse des Nutzungsverhaltens.

Sollten künftig einwilligungspflichtige Analyse- oder Marketingdienste eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung vor deren Aktivierung aktualisiert und eine erforderliche Einwilligung über ein geeignetes Consent-Management eingeholt.

Für registrierte Nutzer, insbesondere Arztpraxen und deren Mitarbeitende, stellen wir einen passwortgeschützten Anwendungsbereich bereit. Zur Bereitstellung des Nutzerkontos verarbeiten wir Bestands- und Kontaktdaten, insbesondere Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Zugangsdaten und Praxis- oder Organisationszuordnung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Nutzungs- oder Vertragsverhältnisses.

Verarbeitung von Gesundheitsdaten und Auftragsverarbeitung

Im Rahmen unserer Leistungen, insbesondere der KI-gestützten Dokumentation, GOÄ-Kodierung, Abrechnung und des Forderungsmanagements, können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten.

Soweit wir solche Daten im Auftrag einer Arztpraxis oder eines anderen verantwortlichen Leistungserbringers verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die jeweilige Praxis oder der jeweilige Leistungserbringer bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Grundlage ist der jeweils geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen und treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Verschwiegenheitspflichten, einschließlich § 203 StGB, werden beachtet, soweit sie einschlägig sind.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist, insbesondere wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine Einwilligung vorliegt, eine rechtliche Verpflichtung besteht oder dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Zu den möglichen Empfängerkategorien gehören insbesondere:

• Hosting- und E-Mail-Dienstleister,
• technische Dienstleister und Administratoren,
• Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberater, soweit dies erforderlich ist,
• Behörden, Gerichte oder sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Setzen wir Auftragsverarbeiter ein, geschieht dies, soweit erforderlich, auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.

Ob eine Seite verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie regelmäßig an der geschlossenen Darstellung des Schloss-Symbols in der Adresszeile Ihres Browsers.

Eine vollständige Sicherheit der Datenübertragung über das Internet kann dennoch nicht garantiert werden.

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart

Sie können sich auch an eine andere Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, insbesondere an die Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes.

Beruht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen.

Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juli 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.